23 октября 2025
Обновлено 3 апреля 2026
Загрузка...
18 минут на чтение
В 2026 году перечень обязательных документов зависит от специфики организации, но есть пять процедур, которые проводят все работодатели вне зависимости от отрасли. Мы разберем, какие локальные акты, журналы и приказы нужно оформить, как долго их хранить и на что обратить внимание, чтобы избежать нарушений и связанных с ними санкций.
Охрана труда — сфера, где документационное обеспечение не менее важно, чем реальная безопасность и предотвращение производственных рисков. Документы подтверждают, что организация выполняет требования трудового законодательства, защищают от претензий инспекторов ГИТ и возможных штрафов.
Даже если внимательно изучить приказы Минтруда и проштудировать Трудовой кодекс РФ от корки до корки, то не получится собрать единый перечень требуемых документов по охране труда. Его попросту нет, поскольку в 2026 году каждая компания имеет свою специфику работ и особенности организационной структуры. Например, в одной организации выдают средства индивидуальной защиты. Во второй уже нет. А в третьей — опять же выдают, но это полностью передано подрядчику. Получается уже 3 разных комплекта документации только в 1 аспекте.
Однако, можно выделить ряд обязательных мероприятий, которые так или иначе проводят все работодатели независимо от вида деятельности. Например:
Именно на этих 5 мероприятиях мы и сфокусируемся далее — детально разберём, какие нормативные документы потребуются для оформления и как с ними обращаться в дальнейшем.
Ключевая обязанность организации — создать СУОТ и поддерживать её функционирование. Базовый документ здесь — Положение о СУОТ. Его разрабатывают на основе Примерного положения из приказа Минтруда № 776н от 29.10.2021 и с учётом актуальных ГОСТ. Также важна политика в области охраны труда — она либо входит в Положение, либо существует как отдельный локальный акт. В ней фиксируют ключевые цели и задачи ОТ, на основе которых утверждают план мероприятий на год, а также определяют метрики эффективности. Подробнее об этом в отдельной статье.
Кроме того, нужно вести реестр нормативных правовых актов по охране труда с учетом специфики деятельности и отслеживать изменения. Рассмотрим полный комплект документов по СУОТ.
| Документ | Сроки действия или периодичность | Срок хранения в архиве | Ответственный за разработку | Примечания |
| Положение о СУОТ | Устанавливается работодателем (может быть бессрочным) | Постоянно | Рабочая группа (работодатель, специалист по ОТ, руководители подразделений) | Внеплановый пересмотр — после несчастных случаев, смены технологии или реструктуризации. |
| Приказ об утверждении Положения о СУОТ | До замены новым | До ликвидации организации | Работодатель | |
| Политика в области охраны труда | До замены | До ликвидации | Аналогично Положению | |
| Приказ об утверждении Политики | До замены | До ликвидации | Работодатель | |
| Комплект НПА с требованиями ОТ | До актуализации | 5 лет | Специалист по ОТ | |
| Отчет о функционировании СУОТ | Ежегодно | 5 лет | Специалист по ОТ | Утверждается работодателем. |
Положение о СУОТ и Политика в области ОТ — основополагающие локальные акты, которые задают всю систему управления безопасностью труда. Их отсутствие — грубое нарушение, за которое инспекторы ГИТ могут выписать штраф до 130 тыс. рублей по части 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ, а также привлечь к ответственности должностных лиц.
Инструкции устанавливают безопасные методы работы на конкретных рабочих местах и содержат требования к безопасному выполнению работ, включая правила эксплуатации оборудования. Исключение — офисные сотрудники, которых можно освободить от инструктажа на рабочем месте приказом по организации. Перечень таких лиц утверждается отдельно и должен включать обоснование.
Инструкции разрабатывают на каждую должность, профессию или вид работ согласно приказу Минтруда № 772н от 29.10.2021 с учётом результатов СОУТ и оценки рисков. Все подробности о разработке инструкций по охране труда можно найти в отдельной статье.
Руководство организации назначает ответственных за разработку и пересмотр, устанавливает сроки и утверждает инструкции соответствующими распорядительными документами. Для структурных подразделений можно вести отдельные перечни действующих инструкций, что упрощает контроль за их наличием.
| Документ | Срок действия | Срок хранения | Ответственный | Примечания |
| Приказ о назначении ответственных за разработку инструкций | До замены | 5 лет | Работодатель | Количество инструкций определяет работодатель (по должностям, видам работ, направлениям). |
| Инструкция по охране труда | До замены | 5 лет | Руководитель подразделения + специалист по ОТ | |
| Приказ об утверждении инструкций | До замены | 5 лет | Работодатель | |
| Перечень действующих инструкций по подразделениям | До замены | 5 лет | Руководитель подразделения |
Чтобы всегда иметь актуальные версии инструкций и своевременно вносить изменения при смене технологии или появлении новых требований, закрепите ответственность за обновление за конкретными лицами в приказе или должностных инструкциях. Это поможет избежать путаницы и претензий при проверке, а также снизит риск нарушений.
Согласно постановлению Правительства № 2464 (п. 4), обучение включает пять направлений:
Рассмотрим документальное оформление каждого.
В соответствии с Порядком обучения № 2464 (п. 8 и п. 12 постановления № 2464) проводится пять видов инструктажей:
Инструктажи проводят для новых сотрудников, практикантов и командированных работников, а также для гостей и посетителей организации.
Для микропредприятий и офисов можно составить список категорий работников, освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте. Подробнее об этом написано в отдельной статье.
Программы инструктажей разрабатывают с учетом специфики работ.
Каждый инструктаж завершается проверкой знаний — результат фиксируется в журнале регистрации инструктажа с подписью инструктируемого и инструктирующего (п. 23 и 24 постановления № 2464). Журналы относятся к документам строгой отчетности и хранятся 45 лет.
| Документ | Срок действия | Срок хранения | Ответственный |
| Приказ о назначении ответственных за инструктажи | До замены | Постоянно | Работодатель |
| Приказ об утверждении перечня освобожденных от первичного инструктажа | До замены | Постоянно | Работодатель |
| Программа вводного инструктажа (для освобожденных) | До замены | 5 лет | Ответственный сотрудник |
| Программа вводного инструктажа (для не освобожденных) | До замены | 5 лет | Ответственный сотрудник |
| Общая программа вводного инструктажа | До замены | 5 лет | Ответственный сотрудник |
| Приказ о проведении вводного инструктажа | До замены | Постоянно | Работодатель |
| Программы первичного и повторного инструктажа | До замены | 5 лет | Ответственный сотрудник |
| Журнал регистрации вводного инструктажа | До заполнения | 45 лет | |
| Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте и целевого | До заполнения | 45 лет |
Здесь нужно организовать обучение по пяти программам: А, Б, В, по СИЗ и первой помощи. Сначала организация обязана утвердить отдельный локальный нормативный акт — Положение о порядке обучения. Либо включить соответствующий раздел в Положение о СУОТ. В этом документе должны быть прописаны виды обучения, обязанности назначенных лиц и алгоритмы оформления документов. Далее разрабатываются перечни:
Если обучение проводится внутри организации, потребуются:
| Документ | Срок действия | Срок хранения | Ответственный |
| Положение о порядке обучения требованиям ОТ | До замены | Постоянно | Специалист по ОТ |
| Приказ о проведении обучения внутри организации | До замены | Постоянно | Специалист по ОТ и кадровик |
| Приказ о направлении на обучение с отрывом от производства | До замены | Постоянно | Работодатель, исполнители — специалист по ОТ и кадровик |
| Приказ об освобождении от обучения отдельных категорий | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Приказ об утверждении перечня работ повышенной опасности | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Приказ об утверждении перечня ответственных за РПО | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Приказ об утверждении перечня работников, обучаемых первой помощи | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Приказ об утверждении перечня СИЗ, требующих практических навыков | До замены | Постоянно | Специалист по ОТ |
| Приказ об организации обучения и проверки знаний | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Приказ о назначении лиц, проводящих обучение | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Программы обучения | До замены | 5 лет | Ответственный сотрудник |
| Приказ об утверждении программ обучения | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Приказ о создании единой комиссии по проверке знаний | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Приказ о создании специализированной комиссии | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Протокол проверки знаний | По мере проведения | 5 лет | Комиссия |
Получите чек-лист «Какие документы оформить, чтобы спланировать обучение по ОТ»
Укажите почту в поле ниже и мы пришлём чек-лист на указанный адрес
Стажировка обязательна для работников, занятых на работах повышенной опасности, и тех, кому это предписано отраслевыми нормативными актами. Организация утверждает перечень таких лиц и назначает ответственных за стажировку (п. 26 постановления № 2464). Порядок проведения фиксируется в Положении о стажировке — отдельно или в составе положения о СУОТ.
После освоения программы стажировки сотрудник получает допуск к самостоятельной работе — оформляется приказ или распоряжение. Длительность стажировки определяет организация. Учёт стажировки ведётся в стажировочном листе установленной формы или журнале. Подробнее об особенностях стажировки можно прочитать в отдельной статье.
| Документ | Срок действия | Срок хранения | Ответственный |
| Приказ об утверждении перечня работников, проходящих стажировку | До замены | Постоянно | Работодатель (разработка — специалист по ОТ) |
| Положение о проведении стажировки | До замены | Постоянно | Непосредственный руководитель (разрабатывает для каждой профессии) |
| Программа стажировки | До замены | 5 лет | Ответственный сотрудник |
| Приказ о проведении стажировки | До замены | Постоянно | Кадровая служба + специалист по ОТ |
| Приказ о допуске к самостоятельной работе | До замены | Постоянно | Кадровая служба |
| Стажировочный лист или журнал регистрации стажировок | До заполнения | Постоянно | Ответственный сотрудник |
СОУТ обязательна для всех организаций, где есть хотя бы один работник по трудовому договору (ст. 214 ТК РФ). Процедура регулируется Федеральным законом № 426-ФЗ и обновлённой методикой, действующей с 1 сентября 2024 года. Основной локальный акт — Положение о проведении СОУТ, где определяются организация работ и применение результатов.
Для проведения спецоценки создается комиссия с нечетным числом членов из представителей работодателя и специалистов по ОТ. Она утверждает перечень рабочих мест, в т.ч. с указанием аналогичных, и график проведения, согласованный с экспертной организацией. После исследований экспертная организация составляет отчет, включающий:
| Документ | Срок действия | Срок хранения | Ответственный |
| Положение о проведении СОУТ | До замены | Постоянно | Ответственный (утверждает работодатель) |
| Приказ об утверждении Положения о СОУТ | До замены | Постоянно | Специалист по ОТ или ответственный |
| Приказ о проведении спецоценки | До замены | Постоянно | Специалист по ОТ |
| Приказ о создании комиссии по СОУТ | До замены | Постоянно | Специалист по ОТ |
| Перечень рабочих мест, подлежащих СОУТ | До замены | Постоянно | Комиссия |
| График проведения СОУТ | До замены | Постоянно | Комиссия |
| Приказ об утверждении графика | До замены | Постоянно | Работодатель |
| Отчет о проведении СОУТ | До следующей оценки | 45 лет (50 лет при вредных/опасных условиях) | Экспертная организация, утверждает комиссия |
| Приказ о завершении работ по спецоценке | До замены | Постоянно |
Результаты СОУТ влияют на периодичность медицинских осмотров, порядок выдачи спецодежды и размер взносов в СФР. Поэтому храните отчеты о проведении СОУТ весь положенный срок — не менее 45 лет, а при вредных или опасных условиях — 50 лет.
Организационно оценка рисков во многом похожа на СОУТ. Нужно разработать Положение об ОПР, создать комиссию и утвердить ее состав приказом. Комиссия учебном центре идентифицирует опасности, составляет реестр выявленных опасностей, карты оценки рисков и план мероприятий по управлению рисками. Итогом становится отчет о проведении ОПР (п. 19–20 приказа Минтруда № 776н), который утверждается руководителем.
| Документ | Срок действия | Срок хранения | Ответственный |
| Приказ о создании комиссии по оценке профрисков | До замены | Постоянно | Работодатель |
| Реестр выявленных опасностей | До замены | Постоянно | Комиссия или ответственный |
| Карты оценки рисков | До замены | Постоянно | Комиссия или ответственный |
| Планы мероприятий по снижению рисков | До замены | Постоянно | Ответственный за управление рисками |
| Приказ об утверждении результатов ОПР | До замены | Постоянно | Работодатель |
Информацию о выявленных рисках и мерах защиты обязательно доводите до работников под роспись в листе ознакомления или журнале. Это снизит вероятность производственных травм и несчастных случаев, а также поможет сформировать культуру безопасности.
Комплект документов по ОТ — это не просто бумаги для инспекции, а доказательство системного подхода к обеспечению безопасности труда. Чтобы не утонуть в бюрократии, разделяйте их по ключевым процедурам, установите четкие сроки пересмотра и хранения. Если собственных ресурсов не хватает, часть задач можно передать на аутсорсинг специализированным организациям — это зачастую дешевле, чем платить штрафы или разбираться с последствиями несчастных случаев, аварий и даже микротравм.
Какие документы по охране труда должны быть в организации в 2026 году?
Минимальный набор: Положение о СУОТ, инструкции по охране труда, документы по обучению (журналы, программы), материалы СОУТ и оценки профессиональных рисков. Точный состав зависит от отраслевых особенностей, видов деятельности, а также результатов спецоценки.
Какой документ считается главным в охране труда?
Единого главного документа нет, но ключевым можно назвать Положение о СУОТ — оно задает всю систему управления безопасностью. Именно его и документы по обучению чаще всего запрашивают инспекторы ГИТ.
Какие документы должен знать специалист по охране труда?
Он обязан ориентироваться во всем комплексе: от Трудового кодекса РФ и приказов Минтруда до локальных нормативных актов. Особенно важно знать постановление № 2464 (обучение), приказы № 772н (инструкции) и № 776 н (СУОТ), а также Федеральный закон 426-ФЗ (СОУТ).
Какие документы подтверждают прохождение обучения по охране труда?
Если обучение проводилось внутри организации — протокол проверки знаний (и по желанию удостоверение установленного образца). Если в учебном центре — аналогичные документы от центра с подписью ответственных лиц.
Нужно ли хранить старые документы после обновления?
Да, если срок хранения еще не истек. Например, старые инструкции хранятся 5 лет после замены. Исключение — документы с пометкой «до минования надобности» (их можно уничтожить после утверждения новых).
Кто отвечает за отсутствие документов по охране труда?
Административную ответственность несет руководитель организации. Штрафы по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ достигают 130 тыс. рублей на юридическое лицо, за повторное нарушение — до 200 тыс. рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Рассылка полезных материалов на почту
Анонсы новых статей, подборки лучших материалов и другие полезные письма. Всё — бесплатно, а мы обещаем не надоедать письмами
23.10.2025
