Охрана труда в офисе: что должен знать каждый работодатель и сотрудник в 2026 году

Кто считается офисным работником с точки зрения закона

Офисный работник — это сотрудник, чья деятельность связана преимущественно с умственным трудом, использованием оргтехники и не предполагает участия в производственных процессах. С точки зрения охраны труда для них действуют те же нормы трудового законодательства, но с рядом упрощений.

Рассмотрим на конкретном примере.

Офисный сотрудник. Менеджер по продажам работает в офисе, общается с клиентами по телефону, готовит коммерческие предложения на компьютере, печатает документы.

Не офисный сотрудник. Специалист фотоцентра тоже работает с компьютером и принтером, но его оборудование участвует в технологическом процессе печати фотографий для заказчиков. Здесь требования охраны труда будут иными, более строгими, поскольку его деятельность связана с производственным оборудованием.

Только правильная классификация позволяет работодателю применять упрощенные процедуры. Ошибка же приведёт к штрафам: если инспектор госинспекции труда (ГИТ) решит, что сотрудник не является офисным, а работодатель не провел положенные процедуры, то последует административное наказание по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Поэтому прежде чем проводить сотрудника через упрощённые процедуры по ОТ, ответьте на три вопроса:

1. Использует ли сотрудник оборудование исключительно для внутренних нужд организации?
2. Не участвует ли это оборудование в технологическом процессе?
3. Отнесены ли условия труда на его рабочем месте к оптимальным или допустимым по СОУТ?

Если хотя бы на один вопрос ответ «нет» — сотрудник не считается офисным.

Почему охрана труда в офисе важна для бизнеса

Многие руководители воспринимают охрану труда как избыточное регулирование и дополнительную финансовую нагрузку. Однако такой подход — это краткосрочная экономия, которая в долгосрочной перспективе оборачивается значительными потерями.

Рассмотрим три основных аспекта, в которых охрана труда в офисе превращается из затрат в выгоду.

Финансовые риски и штрафы. Нарушение требований охраны труда в офисе — это прямая потеря денег из бюджета компании. За отсутствие оценки профессиональных рисков должностное лицо или ИП заплатит от 2 000 до 5 000 рублей, а юридическое лицо — от 50 000 до 80 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Непроведение или нарушение порядка СОУТ влечет штраф для юрлица от 60 000 до 80 000 рублей (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Допуск работника без обучения по охране труда обойдётся организации уже в 110 000 – 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

И это только административные штрафы — без учета судебных издержек, компенсационных выплат при несчастных случаях и возможной приостановки деятельности предприятия.

Влияние на продуктивность и здоровье сотрудников. Сотрудник, который не мерзнёт, не задыхается от духоты и не щурится от плохого света, работает эффективнее и болеет реже. А значит — меньше издержек, замещений, больничных и других событий, плохо влияющих на бюджет компании.

Репутация и привлекательность работодателя. Компания, которая уделяет внимание охране труда, формирует имидж социально ответственного бизнеса. Это повышает шансы не только привлечь соискателей, но и склонить чашу весов в свою пользу в других случаях: при работе с крупными заказчиками, при подаче на важные отраслевые конкурсы и так далее.

Какое обучение и инструктажи нужно организовать для офисных сотрудников

Обучение по направлениям безопасности труда обязательно для всех офисных работников без исключения. Однако для большинства из них можно существенно сократить объём нужных программ и инструктажей. Разбираем, что обязательно, от чего можно отказаться и как это правильно оформить.

Обучение по охране труда

Руководители организации и ее филиалов проходят обучение по программе А. Она охватывает основы законодательства, обязанности работника и работодателя, общий порядок управления рисками на предприятии. Все остальные офисные работники — по программе Б, которая адаптирована под специфику их деятельности (п. 52 и 53 Постановления № 2464).

При этом есть важное исключение. Офисные сотрудники освобождаются от обучения по программе Б при одновременном соблюдении двух условий (п. 54 Постановления № 2464):

• на рабочем месте выявлен единственный риск — от работы с оргтехникой;
• условия труда по результатам спецоценки (СОУТ) признаны оптимальными (1-й класс) или допустимыми (2-й класс).

Если сотрудник отвечает за охрану труда в организации или входит в комиссию по проверке знаний, требования к его образованию уже иные: потребуется обучиться по программе А, Б, возможно по В, оказанию первой помощи и применению средств индивидуальной защиты (СИЗ) (п. 52 и 53 Постановления № 2464). Всё это зависит от специфики организации в целом — общее правило «нужно сначала обучиться по той программе, по которой ты будешь обучать либо проверять знания в составе комиссии» действует и здесь.

Вводный инструктаж и освобождение от первичного и повторного

Инструктажи по охране труда — это не то же самое, что обучение. Инструктаж — краткое ознакомление с правилами безопасности на конкретном рабочем месте. И вот здесь для офисных работников действуют серьезные послабления.

Вводный инструктаж. Проводится в день приёма на работу, до допуска к самостоятельной работе. Его проходят все без исключения — от уборщицы до генерального директора. Цель инструктажа — передать новичку информацию о специфике работы в организации и общие требования безопасности (п. 10 и 11 Постановления № 2464).

Первичный и повторный инструктаж. Проводятся на рабочем месте и нужны, чтобы донести до работника любую информацию, которая поможет ему безопасно и эффективно работать на этом конкретном месте.

Работодатель вправе освободить отдельные категории работников от прохождения первичного инструктажа. Условия все те же, что и при освобождении от обучения: работа только с офисной техникой, оптимальные или допустимые условия. Если они выполнены, работодатель издает приказ об освобождении от первичного инструктажа. Перечень должностей утверждается локальным нормативным актом (п. 13 Постановления № 2464). Повторный инструктаж в этом случае также не проводится.

Инструктаж по пожарной безопасности

С 1 сентября 2025 года действует новый порядок обучения мерам пожарной безопасности, утвержденный приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120. Он заменил приказ № 806 от 18.11.2021 и действует до 1 сентября 2031 года. Подробнее об изменениях читайте в отдельной статье.

Вновь принятому сотруднику необходимо провести вводный и первичный инструктажи по пожарной безопасности (п. 5, 9 и 10 Приложения № 1 из приказа МЧС № 1120). Их можно совместить в один, если это допускается локальными документами организации по обучению (п. 2 из Приложения № 1 из приказа МЧС № 1120). Противопожарный инструктаж нужно проводить не реже одного раза в шесть месяцев, если в организации одновременно находится от 50 человек.

Инструктаж по электробезопасности

I группа присваивается неэлектротехническому персоналу — работникам, которые не обслуживают электроустановки, но могут подвергаться опасности поражения электрическим током. К этой категории относятся офисные работники, использующие ПК, принтеры, копировальные аппараты.

Инструктаж проводит работник, имеющий группу по электробезопасности не ниже III. Это может быть специалист по охране труда (в его случае группа должна быть не ниже IV), ответственный за электрохозяйство или иной работник с соответствующей квалификацией (п. 2.3 приказа Минтруда РФ от 15.12.2020 № 903Н). Если такого сотрудника в штате нет, можно привлечь стороннего специалиста.

Содержание инструктажа включает:

• понятие электрического тока и его воздействие на организм;
• основные причины электротравм;
• правила безопасного обращения с электроприборами;
• порядок действий при поражении током;
• правила оказания первой помощи при электротравмах.

Факт присвоения I группы фиксируется в специальном журнале с указанием даты, ФИО, должности и подписей. Периодичность повторного инструктажа определяет работодатель самостоятельно в локальных нормативных актах.

Для удобства в таблице ниже собрали всё, что нужно знать о проведении инструктажей в офисе.

Оценка условий труда в офисе

Условия в офисе складываются из трёх китов:

1. специальной оценки условий труда (СОУТ);
2. оценки профессиональных рисков (ОПР);
3. санитарно-производственного контроля.

Многие работодатели путают эти процедуры или считают, что для офиса их проводить необязательно. Это заблуждение: законодательство требует все три — просто объем и сложность каждой из них для офисных сотрудников ниже, чем для производства.

Специальная оценка условий труда (СОУТ)

Что такое СОУТ. СОУТ — это процедура, которая определяет класс условий труда на каждом рабочем месте. Для офисных работников она обязательна в том же порядке, что и для производственных. Исключение — только полностью дистанционные работники и надомники (ст. 3 п. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Если сотрудник хотя бы часть недели работает в офисе, его стационарное рабочее место подлежит спецоценке.

Порядок проведения. Порядок проведения регулируется Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ. СОУТ проводит работодатель совместно со сторонней организацией, имеющей допуск к этому виду деятельности. Самостоятельно проводить спецоценку нельзя — нужен аккредитованный специалист.

Как часто проводят. Плановая СОУТ проводится не реже одного раза в пять лет. Если по результатам СОУТ установлены 1-й (оптимальные) или 2-й (допустимые) классы условий труда, работодатель может подать декларацию соответствия в Роструд — и тогда на этом рабочем месте не потребуется повторно проводить СОУТ. Но только до тех пор, пока не произойдёт несчастный случай или выявят профзаболевание (гл. 2 ст. 8. п. 4 ФЗ № 426-ФЗ).

Когда потребуется внеплановая СОУТ (гл. 2 ст. 11 п.5 ФЗ № 426-ФЗ):

• при вводе новых рабочих мест;
• при изменении технологического процесса, замене оборудования, которые могут повлиять на уровень воздействия вредных факторов;
• по предписанию инспекции;
• при несчастном случае на производстве;
• при переезде офиса на новый адрес.

Оценка профессиональных рисков

Что такое ОПР. Оценка профрисков — процедура, которая помогает установить, что именно может случиться с сотрудником на работе, насколько это вероятно и насколько серьёзными будут последствия (ст. 209 ТК РФ).

Работодатель обязан систематически проводить оценку профессиональных рисков и информировать о них сотрудников (ст. 214 ТК РФ). Это требование распространяется на все организации без исключения — независимо от численности и отрасли.

Даже на рабочем месте с оптимальными условиями труда существует вероятность получения травмы. Поэтому оценку профрисков необходимо проводить для всех рабочих мест, включая офисные. Для офиса это могут быть:

• риск поражения электрическим током при работе с оргтехникой;
• риск падения из-за скользкого пола или беспорядка на рабочем месте;
• риск ухудшения зрения из-за недостаточного или неправильного освещения;
• психоэмоциональная нагрузка — из-за напряженности труда, горящих дедлайнов, конфликтов;
• риск развития профессиональных заболеваний — например, туннельного синдрома или остеохондроза.

Порядок проведения. В офисе оценку профрисков можно провести в упрощённом порядке: выявить их силами одного специалиста, без комиссии, и с помощью простых методов оценки: например, матричного или чек-листов. Подробнее об этом читайте в отдельной статье.

Когда часто проводят. Оценку рисков нужно проводить периодически — точных сроков законодательство не устанавливает. На практике это означает, что процедуру проводят при создании системы управления охраной труда (СУОТ), затем периодически раз в 1-2 года. Оснований для внеплановой ОПР достаточно, но они не всегда применимы к офисам:

• Изменение технологического процесса.
• Замена или модернизация оборудования.
• Применение новых материалов или сырья.
• Произошедший несчастный случай или профзаболевание.
• Изменение нормативных требований.
• Реорганизация рабочих мест.
• Приём на работу нового контингента сотрудников (например, женщин или несовершеннолетних, если раньше их не было).

Санитарно-производственный контроль

Что такое. Санитарно-производственный контроль (ПК) — это процедура, которая проверяет, соответствуют ли факторы рабочей среды санитарным нормам. Требования о проведении производственного контроля распространяются на все юридические лица и ИП (ст. 32 п. 1 Федерального закона от 30.03.99 № 52-ФЗ).

Порядок проведения. Потребуется привлечь организацию, которая займётся лабораторными исследованиями замеров и образцов и составит программу производственного контроля.

В офисе обычно замеряют:

• Микроклимат: температура, влажность, скорость движения воздуха. Нормы — в СанПиН 1.2.3685-21.
• Освещенность: уровень искусственного освещения на рабочих поверхностях. Нормы — в таблице 5.25 СанПиН 1.2.3685-21.
• Электромагнитные поля от компьютеров и другой оргтехники — если есть основания.

Как часто проводят. Периодичность производственного контроля устанавливает работодатель, но рекомендуется проводить его не реже раза в год, чтобы точно избежать вопросов от Роспотребнадзора.

Сравнительная таблица: СОУТ, оценка рисков и производственный контроль

Все основные сведения о процедурах, влияющих на условия в офисе, приведены в таблице.

Медицинские осмотры: когда они обязательны для офисников

Вопреки распространенному мнению, большинству офисных сотрудников, работающих за компьютером, проходить обязательные медосмотры не нужно. Исключения — работа в определенных отраслях или превышение вредных или опасных факторов на рабочем месте по СОУТ. Разбираем случаи, когда медосмотр обязателен, а когда — нет.

Случай первый: работа в отраслях с особыми требованиями. Офисный сотрудник обязан проходить медосмотры, если он работает в (раздел VI «Выполняемые работы» Приложения к приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н):

• медицинской организации;
• образовательном учреждении с детьми;
• организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
• организации, обслуживающей водопроводные сооружения;
• организации коммунального и бытового обслуживания населения.

Случай второй: превышение вредных факторов на рабочем месте. Даже если офисный работник не относится к перечисленным выше категориям, ему может потребоваться медосмотр при одном условии: если по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) на его рабочем месте выявлено превышение предельно допустимых уровней (ПДУ) электромагнитного поля широкополосного спектра частот (5 Гц – 2 кГц, 2 кГц – 400 кГц).

На практике это означает, что если на рабочем месте стоит обычный офисный компьютер и по результатам СОУТ установлен 2-й класс условий труда, медосмотр не требуется.

Требования к рабочему месту в офисе

Рабочее место офисного сотрудника — это не просто стол и стул. Это совокупность параметров, которые напрямую влияют на здоровье, продуктивность и безопасность. Законодательство устанавливает четкие требования к площади, освещению, микроклимату, эргономике мебели и организации эвакуации. Разбираем, что должно быть в офисе по нормативам и как это проверить.

Помещение

Размещение. Площадь на одно рабочее место с компьютером должна составлять:

• не менее 4,5 м2 свободной площади, если он использует «плоский» жидкокристаллический монитор;
• не менее 6 м2, если речь идёт о старых электронно-лучевых мониторах (п. 249 СП 2.2.3670-20).

Знаки безопасности. Они должны быть чётко видны с любого рабочего места (п. 11 приказа Минтруда № 774н). В офисах это обычно знаки пожарной безопасности и эвакуационные знаки.

Пути эвакуации. Сотрудник должен иметь возможность безопасно добраться до рабочего места и быстро покинуть его при эвакуации. Это значит:

• проходы шириной не менее 1 метра;
• двери открываются по направлению эвакуации;
• пути эвакуации не загромождены мебелью, коробками, оргтехникой;
• аварийное освещение работает и освещает пути эвакуации.

Освещение и микроклимат

Освещённость. В помещении, где постоянно находятся работники, она должна быть не меньше 200 лк (п. 4.2 ГОСТ Р 55710-2013), а в идеале — в диапазоне от 300 до 500 лк. Иначе говоря, помещение должно находиться не в полутьме, а быть достаточно хорошо освещено и без глубоких теней.

Микроклимат. Оптимальная температура в офисных помещениях — от 23 до 25 °С летом и от 22 до 24 °С зимой. Влажность воздуха — от 15 до 75%, а скорость его движения — от 0,1 до 0,2 м/с. Перефразируя, в офисе должно быть комфортно: не жарко, не душно, не сухо и без застоявшегося воздуха.

Эргономика

Эргономические требования к рабочему месту закреплены в приказе Минтруда России от 29.10.2021 № 774н «Об утверждении общих требований и организации безопасного рабочего места».

Кресло. Должно регулироваться по высоте сиденья, иметь спинку с возможностью изменения угла наклона и подлокотники. Высота сиденья — чтобы ноги стояли на полу или подставке, бедра параллельны полу. Глубина сиденья — чтобы между краем сиденья и коленями оставалось 2–4 см.

Стол. Должен регулироваться по высоте или подбираться под средний рост сотрудников. Оптимальная высота стола — когда локти согнуты под углом 90 °, а запястья лежат на столе прямо, без прогиба.

Монитор. Располагается на расстоянии 50–70 см от глаз. Верхняя граница экрана — на уровне глаз или чуть ниже. Угол наклона экрана — так, чтобы не было бликов от источников света.

Клавиатура и мышь. Располагаются на высоте, при которой локти согнуты под углом 90 °, а предплечья параллельны полу. Для клавиатуры желательно использовать подставку для запястий.

Ответственность

Нарушения требований охраны труда в офисе наказываются по нескольким статьям в зависимости от проступка. Например, неправильно организованное рабочее место или отсутствие обучения могут навлечь на работодателя штраф от ГИТ — до 80 000 рублей по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Главное, о чём нужно помнить

1. Офисным считается сотрудник, который использует оборудование исключительно для внутренних нужд организации, а его оборудование не участвует в технологическом процессе.
2. Офисных сотрудников можно освободить от обучения по программе Б, а также от первичного и повторного инструктажей по охране труда. Это допускается, если на рабочем месте выявлен единственный риск — от работы с оргтехникой — и условия труда по СОУТ признаны оптимальными (1-й класс) или допустимыми (2-й класс).
3. Вводный инструктаж по охране труда обязателен для всех без исключения, а противопожарный инструктаж с 2025 года проводится по новому порядку приказа МЧС № 1120. Присвоение I группы по электробезопасности обязательно для всех, кто работает с оргтехникой.
4. СОУТ в офисе обязательна для всех рабочих мест, кроме полностью дистанционных и надомных. Если по итогам установлен 1-й или 2-й класс, подаётся декларация в Роструд, и повторная оценка не требуется до несчастного случая или профзаболевания.
5. Оценку профессиональных рисков и производственный контроль нужно проводить даже в офисе. Первая помогает выявить опасности вроде падений, перегрузок или туннельного синдрома, вторая проверяет микроклимат, освещённость и электромагнитные поля на соответствие санитарным нормам.
6. Большинству офисных сотрудников проходить обязательные медосмотры не нужно. Исключения — работа в медицине, образовании, общепите, торговле, коммунальной сфере, а также если производственный контроль выявил превышение предельно допустимого уровня электромагнитного поля.
7. Рабочее место должно соответствовать нормативам по площади, освещению, микроклимату и эргономике. Минимум — 4,5 м² на одно место с ЖК-монитором, освещённость от 200 до 500 лк, температура летом 23–25 °С, зимой 22–24 °С. Кресло, стол и монитор регулируются под сотрудника, а пути эвакуации должны быть свободны и иметь ширину не менее метра.

Часто задаваемые вопросы

04.12.2023