Как возместить затраты на предупредительные меры по охране труда?

Какие документы регулируют процесс возмещения

С 1 января 2023 в России действует новая структура: Социальный фонд России (СФР). Он появился после слияния Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС).

Все обязанности ФСС, среди которых финансовое обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний (ФОПМ), перешли к СФР соответственно.

Нормативные документы, которые регулировали работу и функции ФСС до слияния, продолжают действовать и применяются к Социальному фонду — если не указано обратное. Обязанности СФР в качестве страховщика, как и у его предшественника, установлены в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Ниже перечислим все остальные документы, которые регулируют возмещение средств из СФР за мероприятия по охране труда.

Какую сумму можно возместить

Обычная сумма, которую можно вернуть за проведённые мероприятия, равна 20% от страховых взносов, которые организация выделила годом ранее. Но её можно увеличить до 30%. Это возможно в том случае, если организация отправляла на санаторно-курортное лечение сотрудников предпенсионного возраста (п. 1 приказа № 347н).

Как правильно рассчитать сумму возмещения

Формула достаточно простая: нужно из суммы уплаченных страховых взносов вычесть выплаты пособий — всё за прошлый год — и умножить получившееся число на 20% или 30%. В таблице ниже оформили пример расчётов.

Несколько сложнее всё становится для организаций до 100 человек, которые за предыдущие два года не финансировали предупредительные меры. В их случае появляется две особенности (п. 1 приказа № 347н):

• сумма возврата рассчитывается с учётом взносов за прошлые три года, а не год;
• максимальная сумма возврата за три года не может быть больше суммы страховых взносов за текущий год.

Вся эта информация приводится для понимания расчётов. Самим подсчётом должна заниматься бухгалтерия — и полученные от неё данные нужно обязательно сверить с теми, которые имеются у СФР. Если этого не сделать, а в расчётах бухгалтера окажется ошибка, то весь комплект документов придётся переделывать и тратить время для повторного обращения.

Как проверить сумму взносов в СФР:

1. Узнать в бухгалтерии, к какому отделению прикреплена организация.
2. Связаться с отделением Фонда и узнать, за кем из специалистов закреплена организация. Все адреса, телефоны и графики работы указаны на региональных сайтах Фонда.
3. Выйти на контакт со специалистом и узнать сумму, которая подлежит возмещению.

При необходимости специалист фонда поможет и с другими вопросами: проведёт общую консультацию, предоставит актуальные формы документов, предварительно проверит правильность подготовки документов.

За какие мероприятия можно вернуть средства

Чтобы корректно определить мероприятия, за которые можно получить возмещение, сверьтесь с текущим планом мероприятий по охране труда и списком ниже.

Всего можно вернуть деньги за 16 мероприятий (п. 2 приказа № 347н):

1. специальная оценка условий труда;
2. снижение уровней воздействия вредных или опасных производственных факторов;
3. обучение вопросам охраны труда по программам А, Б, В в учебном центре;
4. приобретение СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств;
5. санаторно-курортное лечение работников, занятых на «вредных» работах;
6. периодические медосмотры;
7. обеспечение работников лечебно-профилактическим питанием;
8. покупка алкометров и алкотестеров для предрейсовых и послерейсовых осмотров;
9. покупка тахографов;
10. покупка аптечек для оказания первой помощи;
11. покупка оборудования для наблюдения за безопасностью технологических процессов, в т.ч. на подземных работах;
12. покупка оборудования и программного обеспечения для обучения, в т.ч. дистанционного;
13. санаторно-курортное лечение для работников предпенсионного возраста;
14. покупка оборудования для безопасного ведения горных работ;
15. обеспечение работников на «вредном» производстве бесплатным молоком или другими равноценными пищевыми продуктами;
16. оценка профессиональных рисков.

При этом нужно учитывать, что некоторые расходы нельзя возместить. Например, СФР не вернёт деньги за покупку СИЗ, изготовленных за пределами Евразийского экономического союза. Вернуть средства можно только за средства индивидуальной защиты, изготовленные в Армении, Белоруссии, Казахстане, Киргизии и России.

Какие мероприятия выбрать для возмещения средств

Выбирать рекомендуется те мероприятия, за которые удастся получить максимальную сумму возмещения.

Вернёмся к предыдущему примеру и указанной в нём сумме, которую может возместить СФР: 172 600 ₽ по ставке 20%.

Теперь приведём объём средств, потраченных организацией на мероприятия, за которые она может получить возврат:

• обучение по охране труда — 100 000 ₽;
• закупка СИЗ — 122 600 ₽;
• проведение медосмотров — 50 000 ₽.

Всего организация потратила 272 600 ₽, а вернуть могут только обозначенную СФР сумму — 172 600 ₽. Поэтому рекомендуется указать затраты ровно на эту сумму. Таким образом можно вернуть, например, все затраты на закупку СИЗ и медосмотры. Либо частично — на закупку СИЗ и полностью на обучение по охране труда.

Как правильно подготовить и подать документы

Обратите внимание: с 1 января 2025 года порядок подготовки и подачи документов значительно упростился. Больше не придётся собирать огромное количество подтверждающих документов и подавать их вместе с заявлением о финансовом обеспечении. Они потребуются только в специфических ситуациях, отдельно обозначенных в актуальных правилах.

В 2025 для возмещения средств из СФР потребуется:

1. Заявление о финансовом обеспечении.
2. План финансового обеспечения предупредительных мер.
3. Заявление о возмещении расходов и комплект сопутствующих документов.

Для удобства занесли все основные даты и действия с документами в таблицу ниже.

Ниже обозначим основные моменты правильного заполнения и подачи всех нужных документов.

План финансового обеспечения и заявление о финансовом обеспечении

План финансового обеспечения. Форма для этого документа находится в Приложении к приказу № 347н. В план включают:

• мероприятия, которые организация хочет провести в этом году;
• планируемые расходы.

Готовый план должны утвердить руководитель организации и главный бухгалтер. Если в организации есть профсоюз — план потребуется согласовать и с ним.

Заявление о финансировании мероприятий по охране труда. Образец заявления находится в Приложении № 14 из приказа ФСС от 04.02.2021 № 26. В нём указываются все необходимые суммы и сведения об организации, а также наименования документов, приложенных к заявлению.

Чтобы корректно заполнить заявление, помимо всего прочего, нужно знать:

• на чьё имя подаётся заявление;
• регистрационный номер страхователя.

Оформленное заявление подписывает руководитель организации и главный бухгалтер.

Подтверждающие документы. В ряде случаев к заявлению придётся приложить пакет подтверждающих документов. Например, если планируется получить возмещение за оборудование и средства, обеспечивающие безопасность горных работ, то нужно будет предоставить (п. 4 приказа № 347н):

• копии документов, обосновывающих приобретение страхователем приборов, устройств, оборудования, обеспечивающих безопасное ведение горных работ, в рамках модернизации основных производств;
• копии или выписки из технических проектов, проектной документации, которыми предусмотрено приобретение страхователем соответствующих приборов, устройств, оборудования.

Как подать. Заявление и сопутствующие документы можно подать как в электронном, так и бумажном виде до 1 августа.

Если комплект документов подаётся в электронном виде, документы лучше подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя — тогда не потребуется дублировать заявление на бумажном носителе.

Если заявление решено подавать в бумажном виде, ответственному за это сотруднику потребуется иметь при себе доверенность. Он должен принести в Фонд два экземпляра заявления и все необходимые документы.

Документы для возмещения средств

Заявление о возмещении расходов. Форма для заявления приведена на официальном сайте СФР. К заполненному заявлению потребуется приложить:

• отчёт о расходах на финансовое обеспечение предупредительных мер в текущем календарном году;
• копию ЛНА о реализуемых мероприятиях по улучшению условий и охраны труда или копию коллективного договора;
• платежные документы для товаров и услуг, подтверждающие их оплату и получение или выполнение.

Подтверждающие документы. Все необходимые подтверждающие документы перечислены в п. 11 приказа № 347н.

Рекомендуется также проконсультироваться со специалистом СФР, чтобы подобрать и предоставить все нужные документы для конкретного мероприятия.

Заявление вместе с документами нужно подать в региональное отделение Фонда, к которому прикреплена организация. Сотрудник, которому это поручено, должен иметь при себе паспорт и доверенность.

Как получить средства

Как только СФР получит заявление о возмещении расходов, ведомство примет решение в течение 15 дней о возмещении затрат или отказе.

Если всё оформлено правильно, Фонд переведёт средства на счёт организации, указанный в заявлении.

Что учесть, чтобы СФР не отказал в возмещении

Есть два основных момента:

• право на возмещение есть только у работодателей без долгов по страховым взносам;
• если у СФР закончились запланированные на это деньги в бюджете, то в возмещении откажут — такое может произойти, если поздно подать заявление;

Главное, о чём нужно помнить

1. Деньги, инвестированные в превентивные и предупреждающие меры по охране труда, можно частично вернуть. В 2025 году этим занимается СФР — ведомство, появившееся после слияния Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС).
2. Вернуть можно 20% от суммы страховых взносов за прошлый год, минус выплаты из-за НС на производстве или профзаболеваний. Если организация отправляла на санаторно-курортное лечение сотрудников предпенсионного возраст, то вернуть можно уже 30%.
3. Все расчёты относительно суммы возмещения должна проводить бухгалтерия. Полученные от неё цифры нужно сопоставить с теми, которые предоставит специалист СФР. Иначе одна ошибка — и всё придётся переделывать с нуля.
4. За большую часть мероприятий по охране труда можно вернуть затраченные средства — но есть и свои исключения. Следует ориентироваться на соответствующие положения в пункте 2 приказа № 347н.
5. При выборе мероприятий для возмещения лучше выбирать те, за которые удастся получить либо полную, либо максимально возможную сумму.
6. Если все документы поданы в срок и корректно оформлены, то СФР перечислит денежные средства по реквизитам организации, указанным в заявлении. Но он может и отказать — например, если работодатель не платил страховые взносы или у Фонда элементарно закончились средства.

02.06.2024